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axavia 365 im Überblick

Die ersten Schritte für neue axavia 365 Nutzer

Projektverwaltung

Manage deine Projekte und füge Projektmitglieder hinzu

Allgemeine Funktionen

Informiere dich über Dashboard, Tabellen, Detailansichten uvm.

Claimsmanagement

Erstelle und dokumentiere eine Claims und schätze die Kosten dafür ab

Adressverwaltung

Erstelle und verwalte deine Geschäftspartner und Ansprechpartner

axavia 365 Verwaltung

Kaufe Lizenzen und behalte als Admin den Überblick über deine Anwendung

axavia 365 Hilfe

Was ist axavia 365 Claims?

axavia 365 ist eine cloudbasierte Business-Plattform, die zentrale Unternehmensprozesse in einer einzigen Anwendung zusammenführt. Sie unterstützt im täglichen Arbeiten mit Modulen für Adressverwaltung, Projektmanagement, Claims, Aufgaben, Geschäftskontakte und Zeiterfassung. Zusätzlich stehen Funktionen für Benutzerverwaltung, Lizenzmanagement und Abrechnung zur Verfügung. Diese Hilfe bietet eine Einführung in die Bedienung und vermittelt einen Überblick über die wichtigsten Module.

Allgemeine Funktionen der Übersicht

Navigation in axavia 365

Die linke Seitenleiste ist Ihre Hauptnavigation:

  • Dashboard
  • Adressverwaltung
  • Projekte
  • Claims
  • Aufgabe
  • Zeitbuchung

In Tabellenansichten sehen Sie die Daten strukturiert.

  • Stiftsymbol → Bearbeiten
  • Mülleimer → Löschen
  • Informationssymbol → Details anzeigen
  • Sternsymbol → Favorisieren

 

Favoriten und Suche

  • Favoriten → Projekte, Claims oder Aufgaben schnell wiederfinden
  • Suche → nach Nummer und Bezeichnung

Praxis-Tipp:
Kombinieren Sie Filter (z. B. „Status = offen“ + „Priorität = hoch“), um Engpässe sofort sichtbar zu machen.

Dashboard

Das Dashboard erscheint nach dem Login als Startseite. Es zeigt keine Arbeitsdaten, sondern bietet einen übersichtlichen Einstiegspunkt zu allen Modulen. Von hier aus erreicht man sowohl die Navigation über die linke Seitenleiste als auch Benachrichtigungen, Einstellungen und das Helpcenter über die obere Leiste.

Tabellen

Tabellen spielen in axavia 365 eine zentrale Rolle. Fast alle Navigationsmenüs liefern deren Ergebnis standardmäßig in einer Tabelle. 

Das Verhalten in den Tabellen ist prinzipiell immer dasselbe. Innerhalb einer Tabelle werden Objekte aufgelistet, diese haben jeweils verschiedene Eigenschaften, welche gut ersichtlich aufgezeigt werden. Manche dieser Eigenschaften haben eine Verlinkung. Mit Klicks auf diese Links werden unterschiedliche Aktionen ausgeführt: z.B. ein Klick auf eine E-Mail-Adresse startet das Mailprogramm, ein Klick auf einen Firmennamen ruft die Detailansicht auf. 

Am Ende der Datenzeile werden bei einem Mouse-Over die Buttons mit den verschiedenen Möglichkeiten sichtbar.  

Detailansicht

Die Detailansicht dient zur Anzeige aller relevanten Eigenschaften eines Objektes. Diese Ansicht sieht für die verschiedenen Objekte immer etwas anders aus. 

Geöffnet wird die Detailansicht durch den Informationsbutton am Ende einer Datenzeile oder direkt auf der Nummer oder der Bezeichnung.  

In der Detailansicht werden alle wichtigen Eigenschaften, als auch untergeordnete Objekte (wenn vorhanden) angezeigt. 

Favoriten

Die Favoritenverwaltung in axavia 365 erlaubt jedem Benutzer, sich seine wichtigen und relevanten Objekte als Favoriten zu markieren. Dies hat den Vorteil, diese Objekte schnell wieder zu finden. 

Um ein Objekt als Favorit zu markieren kann auf mehreren Wegen geschehen. 

Per MouseOver über eine Datenzeile in der Tabelle wird rechts am Ende der Zeile das Kontextmenü aktiviert. Dort kann mit Klick auf den Stern das Objekt als Favorit definiert werden. 

Dies funktioniert ebenso in den Detailansichten der jeweiligen Objekte. Im rechten oberen Bereich ist hier der Stern zu finden. 

Bei den Geschäftspartnern, Ansprechpartnern, Projekten, Claims und Aufgaben gibt es für die Favoriten jeweils einen eigenen Kasten, indem die Favoriten noch einmal aufgelistet werden. 

Verwendung der Suche

Es besteht in axavia 365 bei den Tabellen die Möglichkeit zur Freitextsuche. 

Ist eine Suche möglich, ist im oberen Bildschirmrand das Suchfeld sichtbar. 

Je nach Art des Menüknoten, welcher links im Menü bei der Navigation gewählt wurde, kann nach diesem Objekttyp gesucht werden. 

Zeigt man zum Beispiel die Geschäftspartner an, sucht man bei der Suche nach Geschäftspartner.  

Nach Eingabe des Textes und drücken der „Enter“-Taste oder einem Klick auf das Lupensymbol, liefert die Tabelle das Ergebnis. Die Suche wird wieder zurückgesetzt, sollte man auf eine andere Seite wechseln oder einen anderen Menüknoten wählen. 

Ebenso kann die Suche durch den Button rechts neben der Suche zurückgesetzt werden. 

Eigenes Profil

Das eigene Profil befindet sich rechts oben und beinhaltet alle persönlichen Informationen. Zusätzlich hat man dort die Möglichkeit seine Daten und das Passwort zu ändern. 

Anmeldung

Übersicht

Um sich bei axavia 365 anzumelden:

  1. Öffnen Sie die Startseite in Ihrem Browser.
  2. Geben Sie Benutzername und Passwort
  3. Klicken Sie auf „Anmelden“.

Passwort vergessen?

  • Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“.
  • Folgen Sie dem Link in der Bestätigungs-E-Mail.

ADMIN Bereich

Übersicht

Ein Admin hat mehrere Funktionen innerhalb der Anwendung, auf die er zugreifen kann. 

Die Lizenzzuweisung, Mitarbeiterlisten, Unternehmenseinstellung und eine Verlinkung zu Verwaltungsseite befinden sich alle innerhalb des Admin-Bereiches.  

 

Unternehmen

Die Detailansicht des Unternehmensprofils befindet sich innerhalb der Anwendung und zeigt die wichtigsten Eckdaten der eigenen Firma. Um diese Informationen zu bearbeiten, klickt man auf das Stiftsymbol und wird zur Verwaltungsseite weitergeleitet. 

Mitarbeiter

Die Mitarbeiterlisten werden vom Admin innerhalb der Anwendung angelegt. Zuerst muss ein Mitarbeiter ein Profil erstellt und eine Lizenz zugeteilt bekommen, damit die Möglichkeit besteht, in die Anwendung einzusteigen und sie aktiv zu nutzen.  

Mitarbeiter erstellen

Ein neuer Mitarbeiter kann mit dem Button „Neuer Mitarbeiter“ angelegt werden.  

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften in das Formular eingetragen werden. Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen. 

Mitarbeiter bearbeiten

Bestehende Mitarbeiter können einfach bearbeitet werden. Der gewünschte Mitarbeiter muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint direkt am Zeilenende ein Stift Symbol, dieser muss angeklickt werden. Es öffnet sich das Formular, um den Mitarbeiter bearbeiten zu können. Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder der Mitarbeiter entfernt. 

Mitarbeiter löschen

Mitarbeiter können über mehrere Wege gelöscht werden. Der gewünschte Mitarbeiter muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint ein Stift- ein Informationssymbol und ein Löschsymbol am Zeilenende.  

In der Tabelle (Löschsymbol), der Detailansicht (Informationssymbol) und im Formular zur Bearbeitung (Stiftsymbol) ist es möglich, den Mitarbeiter zu löschen. 

Lizenzzuweisung

Die Lizenzzuweisung dient zur Übersicht der zugeteilten Lizenzen.  

Ohne Lizenz hat man keinen Zugriff auf die Anwendung. Selbst wenn ein Mitarbeiter oder Ansprechpartner angelegt ist, kann man nicht automatisch in die Anwendung einsteigen. Somit muss der Admin die Lizenzen richtig zuweisen. 

Durch die Aufteilung in die Kästen „Lizenzzuweisung-Mitarbeiter“ und „Lizenzzuweisung-Ansprechpartner“ ist es möglich die einzelnen Objekte individuell zu sortieren und dient somit der klaren Übersicht.  

Über dem Mitarbeiterkasten befindet sich die Übersicht der zugeteilten Lizenzen, wodurch es immer klar erkenntlich ist, wie viele Lizenzen noch frei oder in Gebrauch sind. 

Lizenzen verteilen

Man kann Lizenzen an einen Mitarbeiter oder Ansprechpartner verteilen.  

In der Bearbeitungsseite der ausgewählten Person können Lizenzen einfach zugewiesen werden.

Lizenzen abwählen

Lizenzen können über mehrere Wege abgewählt werden. Die gewünschte Person mit der Lizenz muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint ein Stift- und ein Informationssymbol am Zeilenende.  

Im Formular zur Bearbeitung (Stiftsymbol) ist es möglich, die Person anzuwählen. Zusätzlich kann man über die Detailansicht (Informationssymbol) auch auf das Formular zugreifen, über welches man einer Person die Lizenz entziehen kann. 

Adressverwaltung

Übersicht

Um zu den Kontakten zu gelangen, befindet sich Links das Modul „Adressverwaltung“: 

Das Modul „Adressverwaltung“ ist leicht und verständlich aufgebaut. Es wird grundsätzlich unterteilt in „Geschäftspartner“, „Ansprechpartner“ und „Geschäftskontakte“. 

Der Geschäftspartner stellt den Grundstein dar. Zu einem Geschäftspartner können dann Ansprechpartner und Projekte angelegt werden. 

Geschäftspartner erstellen

Ein neuer Geschäftspartner kann mit dem Button „Neuer Geschäftspartner“ angelegt werden.  

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften in das Formular eingetragen werden. Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen. 

Geschäftspartner bearbeiten

Bestehende Geschäftspartner können einfach bearbeitet werden. Der gewünschte Geschäftspartner muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint direkt am Zeilenende ein Stift Symbol, dieser muss angeklickt werden. Es öffnet sich das Formular, um den Geschäftspartner bearbeiten zu können. Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder der Geschäftspartner entfernt. 

Geschäftspartner löschen

Geschäftspartner können über mehrere Wege gelöscht werden. Der gewünschte Geschäftspartner muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint ein Stift- und ein Informationssymbol am Zeilenende. 

In der Detailansicht (Informationssymbol) und im Formular zur Bearbeitung (Stiftsymbol) ist es möglich, den Geschäftspartner zu löschen. 

Ein Geschäftspartner kann nur dann gelöscht werden, wenn keine anderen Datensätze (z.B. Projekte oder Ansprechpartner) unterhalb diesem vorhanden sind! 

Ansprechpartner erstellen

Es gibt mehrere Wege einen Ansprechpartner zu erstellen.  

Die erste Möglichkeit, einen Ansprechpartner anzulegen, ist direkt in der Detailansicht eines Geschäftspartners.  

Die zweite Möglichkeit ist in der Tabelle, direkt im Menü „Ansprechpartner“. Dort kann über den grünen Button ein neuer Ansprechpartner erzeugt werden. Im Gegensatz zu der anderen Möglichkeit, kann hier der Firmenname aufgrund fehlender Information nicht automatisch ausgefüllt werden. 

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften im Formular eingetragen werden. Durch die Erzeugung des Ansprechpartners direkt auf dem Geschäftspartner, wird der Firmenname bereits automatisch ausgefüllt. 

Mit „Lizenz -Zugeteilte Lizenz“ kann einem Ansprechpartner direkt Zugang zu dem System gewährt werden. Dieser bekommt per Mail die Zugangsdaten zugesendet. Eine weitere Möglichkeit wäre es die Lizenz direkt in dem Formular des Ansprechpartners zuzuweisen. 

Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder der Ansprechpartner entfernt. 

Ansprechpartner bearbeiten

Bestehende Ansprechpartner können einfach bearbeitet werden. Der gewünschte Ansprechpartner muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint am Zeilenende ein Stiftsymbol. Zusätzlich ist es möglich in der Detailansicht das Stiftsymbol anzuklicken. 

Ansprechpartner löschen

Ansprechpartner können über mehrere Wege gelöscht werden. Der gewünschte Ansprechpartner muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint ein Stift- und ein Informationssymbol am Zeilenende. 

In der Detailansicht (Informationssymbol) und im Formular zur Bearbeitung (Stiftsymbol) ist es möglich, den Ansprechpartner zu löschen. 

Projektverwaltung

Übersicht

Die Projekte in axavia 365 befinden sich im Modul „Projektverwaltung“. Projekte bilden den Kern von axavia 365. Sie verknüpfen die Kontakte, Claims, Aufgaben, Dokumente und Zeiten in einer logischen Einheit.

Grundsätzlich gilt: jeder Claim und jede Aufgabe müssen einem Projekt zugewiesen werden! 

Das Modul „Projektverwaltung“ beinhaltet alle Projekte sowie die archivierten Projekte. Um schneller das gewünschte Projekt zu finden kann man Filter einsetzen, die Suchfunktion verwenden oder das individuelle Projekt favorisieren.

Projekt

Projekt erstellen

Ein neues Projekt kann mit dem Button „Neues Projekt“ angelegt werden.  

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften im Formular eingetragen werden. Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder das Projekt entfernt. 

Projekt bearbeiten

Bestehende Projekte können einfach bearbeitet werden. Das gewünschte Projekt muss über die Abfragen aufgelistet werden. Wird der Datensatz in der Tabelle markiert, erscheint am Zeilenende ein Stiftsymbol. Zusätzlich ist es möglich in der Detailansicht das Stiftsymbol anzuklicken. 

Projektmitglieder

Wichtig in einem Projekt ist das Projektteam. Über Projektrollen wird definiert, wer mitarbeitet, wer leitet und wer dieses Projekt sehen darf.  

Ein neues Projektmitglied legt man in der Detailansicht eines Projektes an. Wenn man auf den grünen Button innerhalb des Kastens „Team“ klickt.  

Im nächsten Schritt können der Name des künftigen Mitgliedes und deren Rolle eingetragen werden. Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen und mit Löschen wird das Mitglied entfernt. 

Zusätzlich kann man ein Mitglied auch direkt in der Detailübersicht löschen, indem man den Datensatz markiert und dadurch erscheint am Zeilenende der Button „Löschen“. 

Die Rollen bestimmen die Zugriffsrechte:

  • Projektleiter – volle Kontrolle
  • Mitarbeiter – Aufgaben bearbeiten und Zeiten erfassen
  • Beobachter – lesender Zugriff

Gruppen erzeugen

Die Claims in axavia 365 können innerhalb eines Projekts in Gruppen untergliedert werden.  

Für große Projekte können Gruppen von Vorteil sein. Sie dienen zur Strukturierung in Phasen, Arbeitspakete oder Abteilungen. Gruppen lassen sich verschachteln, sodass auch komplexe Strukturen abgebildet werden können.

Gruppen können direkt innerhalb eines Projektes erzeugt werden. Eine neue Gruppe legt man in der Detailansicht eines Projektes an. Wenn man sich auf dem Knotenpunkt Claims befindet und auf den grünen Button innerhalb des Kastens „Gruppen“ klickt.  

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften im Formular eingetragen werden. Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen und mit Löschen wird das Mitglied entfernt.

Bucket erzeugen

Die Aufgaben in axavia 365 können innerhalb eines Projekts in Buckets untergliedert werden.  

Buckets können direkt innerhalb eines Projektes erzeugt werden. Einen neuen Bucket legt man in der Detailansicht eines Projektes an. Wenn man sich auf dem Knotenpunkt Aufgaben befindet und auf den grünen Button innerhalb des Kastens „Bucket“ klickt. 

Im nächsten Schritt können die Eigenschaften im Formular eingetragen werden. Mit Speichern oder Abbrechen werden die Änderungen übernommen oder verworfen und mit Löschen wird das Mitglied entfernt.

Dokumente hochladen im Projekt

Ein essenzieller Bereich im Projektmanagement ist die Dokumentenverwaltung. Projektrelevante Dokumente können viele verschiedene Arten sein: Projektpläne, Verträge, Pflichtenhefte, Statusberichte, aber auch Fotos und Videos, etc. 

axavia 365 erlaubt die Ablage von Dokumenten direkt zum Projekt, was die Projektarbeit wesentlich vereinfacht. Diese Funktion gewährt, dass alle relevanten Dokumente zentral abgelegt und leicht wieder zu finden sind. 

Um Dokumente zu Projekten hochzuladen, gibt es in der Detailansicht den grünen Button innerhalb des Kastens „Dokumente“. Nach erfolgreichem Upload werden die Anhänge dort aufgelistet. 

CLAIMS Management

Übersicht

Die Claim-Verwaltung in axavia 365 befindet sich im Modul „Claims“. 

Innerhalb der Claim-Verwaltung gibt es die Möglichkeiten „Meine Claims“ oder „Alle Claims“ auszuwählen, diese Unterpunkte dienen zur näheren Unterteilung der Nachforderungen. 

Zusätzlich stehen Suchfunktion und Filterfunktionen innerhalb der Unterpunkte zur Verfügung, um die Liste der Claims einzuschränken. 

Claims erzeugen

Es gibt mehrere Wege einen Claim zu erzeugen.

Die erste Möglichkeit, einen Claim zu erzeugen, ist direkt in der Detailansicht eines Projektes.  

Die zweite Möglichkeit ist in der Tabelle, direkt im Menü „Claims“. Dort kann über den grünen Button ein neuer Claim erzeugt werden. Im Gegensatz zu der anderen Möglichkeit, kann hier der Projekttitel aufgrund fehlender Information nicht automatisch ausgefüllt werden. 

Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder das Projekt entfernt.

Claims priorisieren

Die Priorisierung von Claims ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement. Die Priorisierung richtet sich nach der Dringlichkeit, Wichtigkeit, Ressourcenverfügbarkeit, aber auch nach den Kundenbedürfnissen. 

axavia 365 bietet vier Stufen der Claims Priorisierung an. 

Die Priorisierung eines Claims ist verpflichtend und muss bei der Erzeugung ausgefüllt werden. 

In den Auflistungen der Claims, in den Tabellen oder bei der Anzeige eines Claims in der Detailansicht, liegt ein großes Hauptaugenmerk auf der Priorität. Diese wird deswegen mit farblichen Symbolen gekennzeichnet. 

In den Tabellen besteht ebenso die Möglichkeit zur Filterung nach der Priorität. 

Deadline für Claims setzten

Die Festlegung einer Deadline für einen Claim hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Dringlichkeit, die Wichtigkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Gesamtsituation des Projekts. 

In axavia 365 gibt es dafür die Eigenschaft „Deadline“. Diese kann bei der Erzeugung und Bearbeitung eines Claims gesetzt werden.  

Claims Status bearbeiten

Der Claimstatus definiert den aktuellen Fortschritt des Claims. Der Status kann nicht, wie so manch andere Eigenschaften einfach gesetzt werden, sondern durchläuft einen vordefinierten Workflow. 

Wird ein Claim erzeugt, ist der Startstatus immer „Aufgenommen“. 

Der Status kann direkt in der Tabelle oder in der Detailansicht geändert werden. 

In den Tabellen besteht ebenso die Möglichkeit zur Filterung nach dem Status. 

Kosten für Claims abschätzen

Die Abschätzung der Kosten für Nachforderungen ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Projektbudget angemessen verwaltet wird. Hier fließen mehrere Faktoren ein: die Materialkosten, Personalkosten, gibt es Risikoaufschläge, werden externe Dienstleistungen benötigt. 

In axavia 365 ist dies über ein einfaches Feld zu hinterlegen. 

Die Kosten können direkt bei Erstellung oder Bearbeitung des Claims eingetragen werden. 

Claims in Gruppen untergliedern

Claims können in Gruppen untergliedert werden. Ein Claim ist immer im jeweiligen Projekt zu finden. Zusätzlich besteht aber die Möglichkeit, Claims in Gruppen zu gliedern. 

Wie Gruppen innerhalb von Projekten erzeugt werden, ist hier beschrieben: Verlinkung zu: Gruppen erzeugen 

Bei Erzeugung oder Bearbeitung eines Claims kann dieser direkt einer Gruppe im jeweiligen Projekt zugewiesen werden. 

Navigiert man im jeweiligen Projekt in die Gruppe, werden alle sich dort befindlichen Claims aufgelistet.

Claims delegieren

Die Delegation von Nachforderungen bezieht sich darauf, Aufgaben oder Anforderungen an andere Personen weiterzugeben oder zu übertragen. Die effektive Delegation von Nachforderungen erfordert eine klare Kommunikation, geeignete Auswahl der Personen und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.  

axavia 365 bietet die Möglichkeit, Claims an andere Personen zu delegieren. Grundsätzlich gibt es auf einem Claim drei Personen, die hinterlegt werden können: 

 

  • Initiator: Ist jene Person, welche die Nachforderung initiiert hat, also veranlasst hat, dass diese Nachforderung entstanden ist. 
  • Verantwortlicher: Das ist diejenige Person, welche für diesen Claim verantwortlich ist, also sich darum kümmert, dass diese Nachforderung erledigt wird. 
  • Bearbeiter: Dies ist die auszuführende Person, also jene, die die Nachforderung umsetzt. 

Dokumenten Upload

Dokumente hochladen in Claims

Ebenso wichtig wie die Informationen auf den Claims selbst sind die Dokumente dazu! Dokumente könnten Projektpläne, Änderungsanträge, Statusberichte, Kommunikationsprotokolle, Fotos oder Videos sein. 

Der Dokumentenupload hilft bei der Dokumentation der Claims und stellt die Austauschbasis für eine perfekte Zusammenarbeit dar. 

Dokumente können direkt zu einem Claim hochgeladen werden. Dazu gibt es in der Detailansicht den grünen Button innerhalb des Kastens „Dokumente“. 

Nach Auswahl einer oder mehrerer Dateien erfolgt der Upload direkt.  

Aufgaben Management

Übersicht

Die Aufgabenverwaltung in axavia 365 befindet sich im Modul „Aufgaben“. 

Innerhalb der Aufgabenverwaltung gibt es die Möglichkeiten „Meine Aufgaben“ oder „Alle Aufgaben“ auszuwählen, diese Unterpunkte dienen zur näheren Unterteilung. 

Zusätzlich stehen Suchfunktion und Filterfunktionen innerhalb der Unterpunkte zur Verfügung, um die Liste der Aufgaben einzuschränken. 

Aufgaben erzeugen

Es gibt mehrere Wege eine Aufgabe zu erzeugen.

Die erste Möglichkeit, eine Aufgabe zu erzeugen, ist direkt in der Detailansicht eines Projektes.  

Die zweite Möglichkeit ist in der Tabelle, direkt im Menü „Aufgaben“. Dort kann über den grünen Button eine neue Aufgabe erzeugt werden. Im Gegensatz zu der anderen Möglichkeit, kann hier der Projekttitel aufgrund fehlender Information nicht automatisch ausgefüllt werden. 

Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder das Projekt entfernt.

Aufgabe priorisieren

Die Priorisierung von Aufgabe ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement. Die Priorisierung richtet sich nach der Dringlichkeit, Wichtigkeit, Ressourcenverfügbarkeit, aber auch nach den Kundenbedürfnissen. 

axavia 365 bietet drei Stufen der Aufgaben Priorisierung an. 

Die Priorisierung einer Aufgabe ist verpflichtend und muss bei der Erzeugung ausgefüllt werden. 

In den Auflistungen der Aufgaben, in den Tabellen oder bei der Anzeige einer Aufgabe in der Detailansicht, liegt ein großes Hauptaugenmerk auf der Priorität. Diese wird deswegen mit farblichen Symbolen gekennzeichnet. 

In den Tabellen besteht ebenso die Möglichkeit zur Filterung nach der Priorität. 

Deadline für Aufgaben setzten

Die Festlegung einer Deadline für eine Aufgabe hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Dringlichkeit, die Wichtigkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Gesamtsituation des Projekts. 

In axavia 365 gibt es dafür die Eigenschaft „Deadline“. Diese kann bei der Erzeugung und Bearbeitung einer Aufgabe gesetzt werden.  

Aufgaben Status bearbeiten

Der Aufgaben Status definiert den aktuellen Fortschritt der Aufgabe. Wird eine Aufgabe erzeugt, ist der Startstatus immer „Nicht begonnen“. Der Status kann direkt in der Tabelle oder in der Detailansicht geändert werden. In den Tabellen besteht ebenso die Möglichkeit zur Filterung nach dem Status. 

Aufgaben in Buckets untergliedern

Aufgaben können in Buckets untergliedert werden. Ein Buckets ist immer im jeweiligen Projekt zu finden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Buckets, unter dem Menüknotenpunkt „Buckets“, mit Hilfe des grünen Buttons „Neuer Bucket“ zu erstellen. 

Wie Buckets innerhalb von Projekten erzeugt werden, ist hier beschrieben: Verlinkung zu: Buckets erzeugen 

Bei Erzeugung oder Bearbeitung einer Aufgabe kann dieser direkt einem Bucket im jeweiligen Projekt zugewiesen werden. 

Navigiert man im jeweiligen Projekt zu dem Bucket, werden alle sich dort befindlichen Aufgaben aufgelistet. 

Aufgaben delegieren

Die Delegation von Aufgaben bezieht sich darauf, Aufgaben oder Anforderungen an andere Personen weiterzugeben oder zu übertragen. Die effektive Delegation von Aufgaben erfordert eine klare Kommunikation, geeignete Auswahl der Personen und die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen.  

axavia 365 bietet die Möglichkeit, Aufgaben an andere Personen zu delegieren. Grundsätzlich gibt es auf einer Aufgabe drei Rollen, die hinterlegt werden können: 

 

  • Initiator: Ist jene Person, welche die Aufgabe initiiert hat, also veranlasst hat, dass diese Aufgabe entstanden ist. 
  • Verantwortlicher: Das ist diejenige Person, welche für diese Aufgabe verantwortlich ist, also sich darum kümmert, dass diese Aufgabe erledigt wird. 
  • Bearbeiter: Dies ist die auszuführende Person oder Personen, die die Aufgabe umsetzen. 

Dokumenten Upload

Dokumente hochladen in Aufgaben

Ebenso wichtig wie die Informationen in den Aufgaben selbst sind die Dokumente dazu! Dokumente könnten Projektpläne, Änderungsanträge, Statusberichte, Kommunikationsprotokolle, Fotos oder Videos sein. 

Der Dokumentenupload hilft bei der Dokumentation der Aufgaben und stellt die Austauschbasis für eine perfekte Zusammenarbeit dar. Dokumente können direkt zu einer Aufgabe hochgeladen werden. Dazu gibt es in der Detailansicht den grünen Button innerhalb des Kastens „Dokumente“. 

Nach Auswahl einer oder mehrerer Dateien erfolgt der Upload direkt.  

Aufgabencheckliste

Die Aufgabencheckliste befindet sich in der jeweiligen Aufgabenabsichtsseite. Die Checkliste hat den Nutzen die Aufgabe in kleinen Unterteilungen zu teilen oder kleinere Aufgaben unterzuhängen.

Zeitbuchung

Übersicht

Die Zeitbuchung dokumentiert Arbeitszeiten auf Projekte, Claims oder Aufgaben.

Die Verwaltung der Zeitbuchungen in axavia 365 befindet sich im Modul „Zeitbuchung“. Innerhalb dieser Tabellen wird die Zeit erfasst und man hat eine Übersicht der bisherigen Einträge.

Allerdings muss man zuerst das jeweilige Objekt auf „zeitaufzeichungsrelevant“ stellen. Dies geschieht in der individuellen Bearbeitungsseite oder direkt beim Erstellen des Objektes.

Zeitbuchung erzeugen

Es gibt mehrere Wege eine Zeitbuchung anzulegen.

Die erste Möglichkeit ist direkt in der Detailansicht eines Projektes, eines Claims oder einer Aufgabe.  

Die zweite Möglichkeit ist direkt in der Tabelle „Meine Kostenträger“, im Menü „Zeitbuchungen“. Wenn ein Objekt (Projekt, Claim oder Aufgabe) zeitaufzeichnungsrelevant ist, erscheint es in der Tabelle. In dieser Tabelle kann man direkt auf den jeweiligen Kostenträger stempeln, indem man am Ende der richtigen Zeile den Playbutton drückt.

Die dritte Möglichkeit ist in der Tabelle „Meine Zeitbuchungen“, direkt im Menü „Zeitbuchungen“. Dort kann über den grünen Button eine neue Zeitbuchung erzeugt werden, vorausgesetzt das Objekt (Projekt, Claim oder Aufgabe) wurde vorher auf „zeitaufzeichnungsrelevant“ gesetzt.

Mit Speichern, Abbrechen oder Löschen werden die Änderungen übernommen, verworfen oder das Projekt entfernt.

Zeiten bearbeiten

Erfasste Zeiten können entweder über die individuelle Objektdetailansicht oder direkt in der Tabelle „Meine Zeitbuchungen“ eingesehen und bei Bedarf angepasst oder gelöscht werden.

Meine Kostenträger

Sobald ein Objekt z.B. ein Projekt zeitaufzeichnungsrelevant ist, erscheint es in der Tabelle „Meine Kostenträger“. Dort kann man direkt mit einem Klick auf den jeweiligen Playbutton auf der rechten Seite der Tabelle die Zeitbuchung beginnen. Diese Auflistung dient als Übersicht der zeitaufzeichnungsrelevanten Objekte (Projekt, Claim oder Aufgabe).

Meine Zeitbuchungen

Sobald unter einem Objekt (Projekt, Claim oder Aufgabe) eine Zeitbuchung erstellt wurde, erscheint dieser Eintrag in dieser Liste. Mit Hilfe der Filterfunktion kann man genau erkennen, bei welchem Objekt wieviel Zeit gestempelt wurde, und kann diese Liste mithilfe des Download-Buttons (oben rechts) die Liste runterladen.

Verwaltung

Allgemein

Die Verwaltungsseite dient als zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung aller administrativen Abläufe. Hier findet man eine Übersicht zu Produktpaketen, Lizenzen, Belegen und Zahlungsinformationen.  

Anmeldung

Für die Anmeldung auf der Verwaltungsseite ist ausschließlich der Nutzer berechtigt, der die Lizenz erworben hat, also der erste registrierte Administrator. Die Zugangsdaten zur Verwaltungsseite entsprechen denen der Anwendung, jedoch wird eine Passwortänderung in der Anwendung hier nicht automatisch übernommen. Daher ist das ursprüngliche Passwort der Anwendung erforderlich, um sich auf der Verwaltungsseite anzumelden.

Verwaltungsseite Dashboard

Das Dashboard ist darauf ausgelegt, alle relevanten Informationen für Administratoren strukturiert darzustellen. Wichtige Elemente und Funktionen umfassen:

  • Überblickskarten: Die drei grünen Informationskästen bieten eine schnelle Übersicht über wesentliche Eckdaten der Anwendung und zeigen an, wenn Änderungen oder Erweiterungen, wie zum Beispiel zusätzlicher Speicherplatz oder eine höhere Benutzeranzahl, erforderlich sind.
  • Lizenzübersicht: Im Feld „Lizenzen“ wird eine direkte Übersicht der erworbenen Lizenzen und deren Abrechnungszeiträume angezeigt, was eine einfache Verwaltung ermöglicht.

Produkte

Im Bereich „Produkte“ wird eine Übersicht über die verfügbaren Produktmodelle angezeigt, ähnlich wie auf der axavia 365 Website. Das aktuell gewählte Lizenzmodell wird hervorgehoben und nach Ablauf der Testphase können Lizenzen direkt erworben, sowie zusätzliche Benutzer hinzugefügt werden. Ein Upgrade auf ein höheres Modell ist ebenfalls möglich, falls sich die Anforderungen erweitern.

Hinweis: Einmal vorgenommene Upgrades auf ein höheres Modell sind endgültig und können nur durch Löschen und erneuten Erwerb der Lizenz rückgängig gemacht werden. Bei gemeinsam erworbenen Lizenzen ist das Löschen einzelner Lizenzen nicht möglich, in diesem Fall kann nur die gesamte Bestellung storniert werden und mit der gewünschten Anzahl der Lizenzen erneut erworben werden. Dadurch wird die Anwendung und die damit verbundenen Daten natürlich nicht gelöscht.

Lizenzen

Im Bereich „Lizenzen“ wird eine Übersicht über alle aktiven Test- und Kauflizenzen geboten. Auf dieser Seite ist es zudem möglich, Lizenzen zu kündigen. Über ein Symbol am Ende der jeweiligen Datenzeile gelangt man zur Detailseite, auf der sich der Kündigungsbutton befindet.

Belege

Der Bereich „Belege“ ist in drei Kategorien unterteilt: „In Bearbeitung“, „Aktive Bestellungen“ und „Inaktive Bestellungen“.

  • In Bearbeitung: Hier erscheinen Bestellungen, die eingereicht wurden, jedoch noch verarbeitet werden.
  • Aktive Bestellungen: Ein Auftrag wird als aktive Bestellung angezeigt, solange die dazugehörige Lizenz gültig ist.
  • Inaktive Bestellungen: Bestellungen fallen in diese Kategorie, wenn die zugehörige Lizenz gekündigt wurde und keine weiteren monatlichen Abbuchungen mehr erfolgen.

 

Am Ende jeder Datenzeile in der Übersicht kann über ein Informationssymbol eine Detailseite zur jeweiligen Bestellung aufgerufen werden. Diese Detailseite bietet eine Vorschau der Belege und die Möglichkeit, das Dokument per Download-Button automatisch zu erstellen. Unten in der Auftragsübersicht sind zudem alle vergangenen Rechnungen zu diesem Auftrag aufgelistet.

Zahlung

Im Bereich „Zahlung“ werden die aktuell genutzten Zahlungsdaten angezeigt. Um diese zu aktualisieren, steht der Button „Zahlungsdaten ändern“ zur Verfügung, der auf die externe Zahlungsplattform Mollie weiterleitet. Hier können die Zahlungsdaten unkompliziert angepasst werden.

Servicecalls

Oben rechts befindet sich der Bereich „Servicecalls“, über den Kontakt zum Support aufgenommen werden kann. Mit dem Button „Neuer Servicecall“ lässt sich ein neues Anliegen beschreiben und einreichen. Sobald ein Servicecall bearbeitet wurde, erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail und der Vorgang erscheint in der Servicecall-Übersicht.

Hinweis: Es gibt ein monatliches Servicecall-Limit. Sobald dieses erreicht ist, werden Servicecalls zwar noch entgegengenommen, jedoch nicht immer bearbeitet. Jeden Monat wird das Servicecall-Kontingent automatisch aufgefüllt.

Unternehmen

Direkt neben den Servicecalls oben rechts befindet sich der Bereich „Unternehmen“. Dieser Abschnitt ermöglicht die Bearbeitung und Verwaltung der Unternehmensdaten sowie der Rechnungsadresse. Durch einen Klick auf das Stift-Symbol oben rechts können die Felder mit den jeweiligen Unternehmensinformationen unkompliziert aktualisiert werden, sodass alle Unternehmensdaten stets aktuell bleiben.

Eigenes Verwaltungsprofil

Das eigene Profil umfasst ausschließlich persönliche Daten, die nur für die Verwaltungsseite relevant sind und nicht in die Anwendung selbst übernommen werden.

  • Profil bearbeiten: Unter diesem Menüpunkt lassen sich persönliche Profilinformationen anpassen.
    Hinweis: Änderungen im eigenen Profil betreffen ausschließlich die Verwaltungsseite und wirken sich nicht automatisch auf die Anwendung aus.

  • Passwort ändern: Hier besteht die Möglichkeit, das Passwort für den Zugang zur Verwaltungsseite zu ändern.
    Hinweis: Für die Verwaltungsseite gibt es nur ein gemeinsames Passwort, das sich alle Administratoren teilen. Dies betrifft jedoch ausschließlich die Verwaltungsseite und nicht die Anwendung.

  • Anwendung aktualisieren & Logout: Diese Optionen sind identisch wie in der Anwendung.

Testphase abgelaufen

Nach Ablauf der Testphase besteht die Möglichkeit, auf der Verwaltungsseite eine Lizenz zu erwerben, um den Zugang zur Anwendung weiterhin zu gewährleisten. Die zuvor während der Testphase gespeicherten Daten bleiben erhalten und sind nach dem Lizenzkauf weiterhin verfügbar.

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